في خاتمة محضر الجلسة يكتب

في نهاية محضر الاجتماع ، يُكتب أنه يعتبر من أهم المهارات الأساسية التي تتطلبها الوظائف. ويمثلها مجموعة من الملاحظات المسجلة خلال الاجتماع ، والتي من خلالها يتم تسليط الضوء على أهم القضايا التي تمت مناقشتها ، ويتم وضع المقترحات المناسبة والتصويت عليها. أهمية هذا المقال يقدم الموقع شبكة حصريات الإخباريي ، من خلال سطوره التالية ، تعريفًا كاملاً لجميع المعلومات المتعلقة بمحضر الاجتماع ، وسيتم الإشارة إلى أهم الأشياء والنصائح التي يجب معرفتها عند كتابة المحضر بشكل صحيح.

محضر الاجتماع

هناك ملاحظات من المناقشات والقرارات المتخذة خلال الاجتماعات ، سواء في الأماكن الرسمية أو غير الرسمية ، حيث يتم تدوين ملاحظات الاجتماع لتوفير سجل للمناقشة للرجوع إليها في المستقبل ، وتحتوي محاضر الاجتماع على عدد من النقاط المهمة التي يجب تسجيلها من أهمها موعد الاجتماع ، وأسماء المشاركين ، وغياب أو قبول أو تعديل محضر الاجتماع السابق ، بالإضافة إلى معرفة القرارات المتخذة بشأن كل بند من بنود جدول الأعمال ، على سبيل المثال. مثل الأنشطة المضطلع بها أو المتفق عليها وغيرها.[1]

يكتب في نهاية الدقائق

تعد كتابة الدقائق من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها كل موظف. هناك العديد من الأسئلة المهمة التي يجب كتابتها في نهاية المحضر ، والتي تشمل وقت الانتهاء ، وتوقيع المشاركين ، بالإضافة إلى تحديد وقت المحضر. الاجتماع القادم ، ومن هنا نستنتج أن الإجابة الصحيحة على السؤال المطروح هي كالتالي:[2]

• حدد وقت الانتهاء.
• توقيع الحضور.
• حدد موعد الاجتماع القادم.

راجع أيضًا: ما هو الفرق بين البروتوكول والتقرير

خطوات كتابة المحضر

يعد إنشاء مجلة مناسبة لما حدث أثناء المناقشة في الاجتماع من أهم الأمور التي يجب الاهتمام بها أثناء الاجتماعات التي تعقد في المؤسسات أو الشركات. تستند هذه المجلة إلى خمس خطوات رئيسية ، وهي كالتالي:[3]

• مرحلة التخطيط المسبق.
• مرحلة التسجيل.
• مرحلة كتابة الأسطوانة.
• مرحلة مشاركة محضر الاجتماع.
• احفظ السجل للرجوع إليه في المستقبل.

أشياء يجب وضعها في الاعتبار عند كتابة الدقائق

هناك بعض الأمور والنصائح الهامة التي يجب اتباعها عند كتابة محضر الاجتماع ، وهي كالتالي:[4]

• اكتب أرقام وأسماء الأعضاء الحاضرين.
• إبلاغ الأعضاء الغائبين بالمناقشة واتخاذ القرارات.
• اكتب النقاط الرئيسية والنتائج والتوصيات من الاجتماع.
• اجلس بالقرب من رئيس الاجتماع لتسجيل القرارات.
• أدخل اسم وتوقيع منظم محضر الاجتماع.
• لكتابة محضر الاجتماع بالكامل بصيغة الماضي والتأكد من التوقيع عليه إذا كان رسميًا.
• الحفاظ على سلامة البروتوكولات أو البروتوكولات لغويًا وإملائيًا وعدم كتابة آراء شخصية كثيرة.

راجع أيضًا: اكتب محضر الاجتماع الذي حضرته وختمه بالتوصيات المناسبة لموضوع الاجتماع

بهذا نختتم المقال الذي طرح الموضوع في نهاية المحضر ، بعد تحديد المحضر وأبرز المعلومات عنه ، وأهم الأمور والنصائح المفيدة التي يجب معرفتها بخصوص المحاضر عند كتابة المحضر.